Alankomaat
Belgia
Espanja
Iso-Britannia
Italia
Itävalta
Puola
Ranska
Ruotsi
Saksa
YhdysvallatPuhelu menee sille, joka on vuorossa.
Vuorolista ratkaisee, mihin puhelu menee, eikä asetus, joka jonkun pitää muistaa perjantai-iltapäivänä. Jos joku vaihtaa vuoroa tai jää pois, muutat vuorolistaa, ja muutos tulee heti voimaan.
Kehitetty terveydenhuollon päivystyksiin. Nykyään käytössä myös IT-alan vikapäivystyksissä ja vartioinnissa.
Viikonloppupäivystys · kiirelinja 09 1234 5678
reaaliajassa
- Viikko 38
- LL Mäkinen ma–pe
- LL Hassan la–su
- Viikko 39
- LL Hassan ma–pe
- LL Mäkinen la–su
- Viikko 40
- LL Mäkinen ma–pe
- Suljettu pyhäpäivä · eri tiedote
Päivystää nyt: LL Hassan
su klo 23.59 astiYksi kalenteri ohjaa useita tiimejä, aikavälejä ja numeroita yhtä aikaa.
Mikä menee pieleen ilman kalenteria
Vuorolista ei ole ongelma. Ongelma on se, ettei puhelinvaihde tiedä siitä mitään.
Vuorolista on eri paikassa kuin puhelujen ohjaus
Vuorolista on taulukossa tai suunnittelujärjestelmässä, ja puhelunsiirto jossain puhelimen asetuksissa. Jonkun on pidettävä nämä kaksi joka viikko yhtäpitävinä, ja juuri siinä asiat menevät pieleen.
Joku jää pois, eikä kukaan muuta puhelujen ohjausta
Kollega sairastuu ja vuorolistaa muutetaan, mutta puhelut menevät yhä vanhaan numeroon. Soittaja huomaa sen ensimmäisenä, ja kiirelinjalla se on pahin mahdollinen hetki.
Toinen pääsiäispäivä puuttui asetuksista
Kiinteät aukioloajat eivät tunne poikkeuksia. Pyhäpäivänä puhelin soi tyhjässä toimistossa, kunnes joku sattumalta huomaa sen.
Ei ajastin vaan vuorolista.
Useimmissa puhelinpaketeissa on aikataulu: auki yhdeksästä viiteen, sen ulkopuolella vastaaja. Tämä on eri asia, ja juuri tämä ero on syy siihen, että rakensimme sen itse.
Kytkee toimistoajat päälle ja pois
Yksi numero, kaksi tilaa ja sama kohde joka viikko. Riittää toimistolle, joka sulkeutuu viideltä, mutta ei mihinkään muuhun.
Merkitsee ihmiset vuoroon linjalle
Täysimittainen kalenteri, samanlainen kuin tuttu kalenterisi: vedät ihmisiä aikaväleihin sen sijaan, että kirjoittaisit sääntöjä. Useita tiimejä ja useita numeroita yhtä aikaa. Se, joka on tällä viikolla vuorossa, saa tämän viikon puhelut.
Olemme kehittäneet tätä kalenteria vuosia terveydenhuoltoa varten: päivystyksiin ja kiirelinjoille, joilla väärin ohjattu puhelu ei ole pelkkä harmi vaan vaaratilanne. Samaa kalenteria käyttävät nykyään IT-yritykset vikailmoitusnumeroissaan ja vartiointiliikkeet vuorossa olevan vartijan tavoittamiseen.
Kolme vuorolistaa, joissa ei ole varaa virheisiin
Lääkärit viikonloppupäivystyksessä
Lääkäriryhmällä on yksi yhteinen kiirelinja, ja jokainen lääkäri päivystää yhtenä viikonloppuna kuukaudessa. Puhelu menee sille, joka on sillä hetkellä vuorossa, eikä kenenkään tarvitse kääntää numeroa perjantaina.
Vapaaehtoiset auttavassa puhelimessa
Jokainen vapaaehtoinen hoitaa omat tuntinsa, jotka vaihtelevat usein viikoittain. Linja on miehitetty jokaisena sovittuna aikana, eikä kenellekään, joka ei ole vuorossa, soiteta.
Vikapäivystys tai vartiointi
Toimistoajan ulkopuolella ilmoitus menee päivystävälle asentajalle tai vartijalle. Ympärivuorokautinen päivystys ilman taulukkoa, jota jonkun pitää päivittää käsin.
Me määritämme kalenterin, sinä täytät vuorolistan
Ero on tärkeä: käyttöönoton teemme me, ylläpidon hoidat itse, ja se tapahtuu reaaliajassa.
- 01
Kuvailet aikataulusi
me määritämme senMitä tiimejä on, mitkä aikavälit, miten vuorot kiertävät ja mitä pyhäpäivinä pitää tapahtua. Olipa kokonaisuus kuinka monimutkainen tahansa, kalenteri on tehty päivystyslistoja varten.
- 02
Täytät vuorolistan verkossa
sinä, reaaliajassaKuka on vuorossa ja milloin, kalenterissa, jota hallinnoit itse. Jos joku vaihtaa vuoroa tai jää pois, muutat sen, ja uusi järjestys tulee heti voimaan.
- 03
Ohjaus seuraa vuorolistaa
automaattisestiJokaisen saapuvan puhelun kohdalla järjestelmä katsoo, kuka on sillä hetkellä vuorossa, ja ohjaa puhelun hänelle. Asetusta, jonka joku voisi unohtaa, ei enää ole.
Mitä vuorolistaan voi merkitä
Kuka on vuorossa
aikaväleittäinJokaiselle aikavälille henkilö, tiimi tai numero. Myös useampi kerralla, jos jonkun pitää kuunnella mukana tai toimia varalla.
Vuorokierto
toistuvaVaihto joka viikko, joka toinen viikko tai epäsäännöllinen rytmi. Kun se on kerran tallennettu, se jatkuu, kunnes muutat sitä.
Pyhäpäivät ja suljetut päivät
poikkeuksetPoikkeava tiedote, toinen numero tai suoraan vastaajaan. Asetettavissa päiväkohtaisesti viikkorytmistä riippumatta.
Mitä vuorolistan ulkopuolella tapahtuu
varakohdeJos kukaan ei ole vuorossa, soittaja päätyy etukäteen valittuun kohteeseen eikä tyhjään linjaan.
Vaihdatko lennosta vai suunnitteletko etukäteen? Reaaliaikaisesta hallintapaneelista näet, kuka on tavoitettavissa, ja vaihdat kohteen muutamalla klikkauksella. Se toimii hyvin pienessä tiimissä, jossa joku pitää puhelimia silmällä, esimerkiksi kun kollegan on yllättäen lähdettävä. Kiinteät aukioloajat ja pyhäpäivät asetat sinne kerran ilman lisämaksua.
Organisaatiossa, jolla on vuorolista, tilanne on toinen. Siellä tiedetään etukäteen, kuka hoitaa ensi viikon illat, kenellä on viikonloppu ja milloin jokin osasto on kiinni, ja olisi turhaa vaihtaa ohjausta joka päivä käsin. Siksi lääkäripäivystys, vikapäivystys, vartiointiliike, huoltonumeroa ylläpitävä vuokrataloyhtiö tai useassa toimipisteessä toimiva hoivayritys suunnittelee tavoitettavuutensa etukäteen kalenterissa, jotta puhelut seuraavat vuorolistaa eikä toisin päin.
Mitä kalenterisovellus maksaa?
Kalenteri on erillinen sovellus, jolla on oma lisenssi ja jota kehitetään ja ylläpidetään alustastamme erillään. Siitä aiheutuu myös meille itsellemme ulkoisia kuluja, ja siksi kalenterisovellus maksaa 49 € kuukaudessa pakettisi lisäksi. Vuorolistan täytät itse, niin usein kuin haluat.
Jos sinulla on vain kiinteät aukioloajat ja pyhäpäivät, et tarvitse sovellusta: ne asetat itse hallintapaneelissa ilman lisämaksua suomalaiseen puhelinnumeroosi tai kansainväliseen puhelinnumeroosi. Lennosta siirrät puhelut reaaliaikaisessa hallintapaneelissa.
Mitä asiakkaat kysyvät tästä
Itse, verkossa, ja muutos tulee heti voimaan. Me määritämme kalenterin eli tiimit, aikavälit ja vuorokierron, mutta sen, kuka on vuorossa, merkitset itse. Siksi vuoron vaihtaminen sunnuntaiaamuna ei ole ongelma.
Silloin puhelu siirtyy etukäteen valitsemaasi varakohteeseen, esimerkiksi keskusnumeroon tai vastaajaan, jossa on poikkeava tiedote. Aukko vuorolistassa ei johda puhelua umpikujaan.
Kyllä. Useita tiimejä, aikavälejä ja numeroita yhtä aikaa samasta kalenterista: juuri sitä varten se on rakennettu. Organisaation, jolla on kiirelinja, vikailmoitusnumero ja yleinen numero, ei tarvitse ylläpitää kolmea aikataulua.
Kyllä. Laajempaan versioon kuuluu koulutus tiimillesi, jotta useampi ihminen osaa täyttää vuorolistan eikä kaikki ole yhden henkilön varassa. Juuri se on päivystyksessä todellinen riski.
Silloin et tarvitse vuorokalenteria. Aukioloaikaan yhdeksästä viiteen, pyhäpäivien poikkeussääntöön ja vastaajaan muina aikoina riittää tavallinen aika- ja päivämääräohjaus. Vuorokalenteri on tarkoitettu linjoille, joilla ihmiset ovat vuorossa ja miehitys vaihtelee viikoittain.
Merkitset vuorolistasi itse kalenteriin, eli toimistoajat, vuorot, päivystyksen ja pyhäpäivät, ja liität jokaiseen aikajaksoon kohteen. Sen jälkeen ohjaus seuraa vuorolistaa automaattisesti.
Suunnitellun muutoksen teet itse kalenteriin. Jos jonkin pitää muuttua heti, esimerkiksi sairausilmoituksen vuoksi, vaihdat ohjauksen lennosta reaaliaikaisessa hallintapaneelissa.
Kyllä. Merkitset kalenteriin sekä toistuvat että kertaluonteiset poikkeukset, kuten viikonloput, pyhäpäivät, yrityksen sulkemispäivät ja äkilliset sulkemiset. Ohjaus seuraa yksinkertaisesti vuorolistaa, jonka olet tallentanut.
Kyllä. Jokaisella CallFactory-numerolla voi olla oma kalenterinsa, mikä on kätevää yrityksille, joilla on numeroita eri aikavyöhykkeillä, tai osastoille, joilla on omat vuoronsa.
Kyllä. Toimistoaikana ohjaat puhelut valintavalikon ja jonon kautta, ja sen ulkopuolella toistat tiedotteen ja tarjoat vastaajan. Kalenteri ratkaisee, mitä tapahtuu milloinkin, ja muut toiminnot ratkaisevat, miten puhelu siitä etenee.
Merkitset vuorolistaan, kuka hoitaa minkäkin päivän ja kellonajan. Tällä viikolla vuorossa oleva kollega saa tämän viikon puhelut, ja ensi viikolla vuoro siirtyy automaattisesti eteenpäin vuorolistasi mukaan.
Kyllä. Kalenteri on erillinen sovellus, jolla on oma lisenssi ja oma ylläpito ja josta meille itsellemme aiheutuu ulkoisia kuluja, joten se maksaa 49 € kuukaudessa lisää. Tavalliset aukioloajat ja hallintapaneelin pyhäpäiväkalenteri sisältyvät pakettiisi ilman lisämaksua.
Millainen vuorolistanne on?
Kerro, miten vuorot on jaettu, niin näytämme demossa, miten juuri se vuorolista ohjaa puheluita.
