Alankomaat
Belgia
Espanja
Iso-Britannia
Italia
Itävalta
Puola
Ranska
Ruotsi
Saksa
YhdysvallatVastaaja, jota oikeasti kuuntelet.
Vastaajan ongelma ei ole koskaan ollut viestin jättäminen vaan sen kuunteleminen. Viestiä, joka pitää erikseen hakea, ei haeta. Siksi viesti tulee täällä äänitiedostona suoraan sähköpostiisi muiden töidesi joukkoon, jossa todella näet sen.
Näin viesti saapuu
- Lähettäjä
- CallFactory-vastaaja
- Vastaanottaja
- vastaanotto@virtanen-kumppanit.fi
- Vastaanotettu
- tiistai 18.42
Vastaajaviesti numeroon 075 345 3258 – soittaja +358 40 248 8104
Tavallinen äänitiedosto tavallisessa sähköpostissa. Ei sovellusta, ei soittokoodia eikä erillistä postilaatikkoa. Välität sen kollegalle samalla tavalla kuin minkä tahansa sähköpostin.
Soittaja, joka muuten vain katkaisee puhelun
Ilman vastaajaa et edes tiedä, että hän soitti. Ei vastaamatonta puhelua, johon reagoida, ei numeroa, johon soittaa takaisin, ei jälkeäkään. Häntä ei vain koskaan ollut.
Kuulet, miksi hän soitti
Vastaamaton puhelu antaa sinulle numeron. Vastaajaviesti antaa sinulle kysymyksen, ja usein voit vastata siihen sähköpostilla toisen puhelun sijaan.
Kuulet sen hänen omin sanoin
Mitä joku tarkalleen sanoi ja millä painotuksella. Se poistaa viestiä eteenpäin välittävän kollegan aiheuttaman kohinan, ja reklamaatiossa kuulet heti, kuinka vihainen joku on.
Viesti päätyy oikeille ihmisille
Päänumeron viestit vastaanottoon, myyntilinjan viestit myyntiin. Jokainen numero toimittaa viestit omiin osoitteisiinsa, ja niitä voi olla useita.
Kolme hetkeä, jolloin vastaaja ottaa ohjat
Vastaaja on harvoin ensimmäinen kohde. Se on se, mitä tapahtuu, kun muu puhelujen ohjauksesi on käyty läpi, ja siksi se on asetus, johon kaikki päätyvät mutta jota kukaan ei katso.
Kukaan ei vastaa
Koko kohdelistasi on soinut, eikä ketään ollut paikalla. Tämä on tavallinen reitti, ja vastaaja kytkeytyy päälle asettamasi soittoajan jälkeen.
Jono päättyy
Soittaja on odottanut enimmäisodotusajan verran. Katkenneen yhteyden sijaan hän saa mahdollisuuden jättää viestin.
Toimisto on kiinni
Aukioloaikojen ulkopuolella tai pyhäpäivänä. Silloin vastaaja on koko reitti, ja soittaja kuulee heti iltatervehdyksesi.
Kaksi tilaa, joissa puhelin ei soi lainkaan
Vastaajan ei tarvitse olla turvaverkko. Voit antaa sen hoitaa koko puhelun, ja joissakin numeroissa juuri sitä haluat.
Suoraan vastaajaan
Puhelin ei soi. Soittaja kuulee tervehdyksesi ja jättää viestin heti. Kenenkään ei tarvitse vastata, eikä ketään keskeytetä.
Käyttökohteet: tilauslinja aukioloaikojen ulkopuolella, vihjelinja, kampanjan ilmoittautumisnumero. Kaikki, missä viesti on varsinainen työ eikä puhelu.
Ilmoitus ilman viestiä
Soittaja kuulee, mitä hänen tarvitsee tietää, ja puhelu päättyy sen jälkeen. Hän ei voi jättää viestiä, koska siihen ei ole tarvetta.
Käyttökohteet: kesäloma, muuttunut numero, päivä, jona koko toimisto on poissa. Parempi kuin vastaaja, jota kukaan ei sillä viikolla tyhjennä.
Jälkimmäinen on rehellisin vaihtoehto, joka on olemassa. Jos tiedät, ettei kukaan kuitenkaan soita takaisin tällä viikolla, viestin jättämiseen kehottaminen on lupaus, jota et pidä. Kerro mieluummin heti, milloin olet taas paikalla.
Neljä valintaa, ja viimeinen ratkaisee, toimiiko se
Mitä soittaja kuulee
Tervehdyksesi, itse äänitettynä tai tekstistä puheeksi -avustajalla kirjoitettuna. Kerro siinä, milloin soitat takaisin, koska sen soittaja haluaa tietää ennen kuin alkaa puhua.
”Soitamme sinulle takaisin huomenna aamupäivällä” tuottaa käyttökelpoisempia viestejä kuin ”jätä viesti äänimerkin jälkeen”.
Mihin osoitteisiin viesti menee
Yksi osoite tai useampi, ja eri tavalla jokaisessa numerossa. Myyntilinja myyntiin, päänumero vastaanottoon.
Lisää vähintään kaksi. Yksi osoite tarkoittaa, että viestit jäävät käsittelemättä heti, kun se yksi henkilö on vapaalla.
Milloin vastaaja kytkeytyy päälle
Tietyn sekuntimäärän jälkeen tai heti. Mitä pidempään odotat, sitä useampi soittaja katkaisee ennen kuin pääsee vastaajaan, etkä siis koskaan näe heitä.
Laske koko soittojärjestyksesi yhteen. Jos se on yhteensä yli neljäkymmentä sekuntia, lähes kukaan ei enää kuule vastaajaasi.
Kuka kuuntelee viestit ja milloin
Tämä ei ole asetus vaan sopimus, ja se on ainoa asia, joka ratkaisee, onko vastaajasta hyötyä. Yksi henkilö, joka aamu, kiinteään aikaan.
Yhteinen postilaatikko, jota ”kaikki” seuraavat, on postilaatikko, jota kukaan ei seuraa.
Jokaisessa paketissa, myös yhdelle henkilölle
Vastaajapalvelu sisältyy ilman lisämaksua jokaiseen pakettiin Yritysnumerosta Asiakaspalveluun.
Kysymyksiä vastaajapalvelusta
Ei. Viesti tulee äänitiedostona sähköpostiisi, ja kuuntelet sen samalla tavalla kuin avaat minkä tahansa liitteen. Ei soittokoodia, ei sovellusta eikä erillistä postilaatikkoa.
Kyllä, voit liittää numeroon useita osoitteita. Se on myös suositeltavaa: yksi osoite tarkoittaa, että mitään ei tapahdu heti, kun se henkilö on vapaalla.
Kyllä. Jokaisella numerolla on oma vastaajatervehdyksensä ja omat vastaanottajansa, joten myyntilinjasi ja tukilinjasi voivat kumpikin sanoa eri asian illalla soittavalle.
Kyllä. Silloin soittaja, joka ei tavoita ketään, kuulee varattuäänen tai siirtyy asettamaasi toiseen kohteeseen. Se on harvoin parempi valinta, mutta se on mahdollista.
Äänität viestin matkapuhelimellasi ja lähetät meille äänitiedoston, tai käytät tekstistä puheeksi -avustajaamme, joka luo ammattimaisen tervehdyksen kirjoittamastasi tekstistä. Voit muuttaa tervehdystä milloin tahansa.
Kyllä. Vain viesti -tilassa soittajat ohjataan suoraan vastaajaan, mikä on kätevää tilauslinjoille, palautenumeroille ja vihjelinjoille.
Kyllä. Vain tiedote -tilassa soittajat kuulevat viestisi, ja puhelu päättyy automaattisesti ilman, että mitään nauhoitetaan. Kätevä, kun toimisto on suljettuna tai kerrot väliaikaisista muutoksista.
Hallintapaneelista tai ottamalla yhteyttä tukeemme. Voit ottaa vastaajan käyttöön tai poistaa sen käytöstä milloin tahansa.
Kyllä. Rajaa ei ole, joten voit päivittää tervehdyksen vuodenajan mukaan, muuttaa sen loman ajaksi tai muokata sitä aina, kun tilanteesi muuttuu.
Kyllä. Kun jono saavuttaa asetetun odotusajan eikä ketään ole vapaana, soittajalle tarjotaan vastaaja katkenneen yhteyden sijaan.
