Yrittäjä, joka alkaa pohtia yrityspuhelinratkaisujen käyttöä, ei usein näe metsää puilta. Puhelinpalveluiden tarjonta on niin laajaa, että pelkkä puheluiden soittaminen tai saapuvien puheluiden käsittely ei enää riitä.

Kun puhutaan yrityspuhelinratkaisuista, puhutaan myös mobiiliviestinnästä, automaattisesta puheluiden käsittelystä, rekisteröinnistä, seurannasta, videopuheluista, etäkokouksista, etätyöskentelystä ja paljon muusta. Jokaisella yrityksellä on omat tarpeensa. On siis tärkeää, että tiedät paitsi mitä markkinoilla on saatavilla ja mitkä tarpeet ovat erityisiä yrityksellesi tai kuka voi tarjota nämä ratkaisut, myös mitä kustannuksia tähän liittyy tai mitä se tarkoittaa ajankäytön ja infrastruktuurin kannalta.

Tarpeidesi kartoittaminen

Kun alat luetella, mitä toimintoja ja sovelluksia yrityksesi tarvitsee, on tärkeää katsoa paitsi mitä jo käytät ja miten nykyistä toimintaa voisi muuttaa paremmin toimivaksi, edullisemmaksi tai modernimmaksi puhelinjärjestelmäksi. On vähintään yhtä tärkeää ottaa huomioon muutokset ja uudet tekniikat, joita voidaan käyttää tulevaisuudessa. Tässä on kartoitettava järjestelmän skaalautuvuus ja joustava mukautuvuus.

Yrityspuhelinratkaisujen käyttöönotto ei voi olla hätiköity päätös. Yrityksesi on riippuvainen optimaalisesta viestinnästä asiakkaiden, toimittajien ja työntekijöiden kanssa. Asiakkaidesi toiveet ovat myös sinun toiveitasi, sillä asiakkaat ovat yhä vaativampia ja odottavat, että olet aina helposti tavoitettavissa. Kilpailukykyinen oleminen ja pysyminen ei enää tarkoita vain parhaan hinnan tarjoamista, vaan myös parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen tarjoamista.

Haluatko nopean ohjauksen soittajille oikeaan palveluun tai henkilöön? Tämä voi tapahtua perinteisen vastaanottovirkailijan kautta, joka vastaa kaikkiin puheluihin ja yhdistää ne eteenpäin, mutta se voi tapahtua myös sujuvammin automaattisen valikon avulla VoIP:n ansiosta. Haluatko käyttää jonotusjärjestelmää ilmoituksella? Silloin perinteinen puhelinkeskus ei enää riitä ja tarvittavat muutokset on tehtävä. Haluatko mahdollisuuksia, joissa olet tavoitettavissa älypuhelimellasi myös yrityksen ulkopuolella yhdistämällä? Tai haluatko, että työntekijäsi voivat vastata puheluihin kannettavalla tietokoneella?

Haluatko yhdistää asiakastietokantasi niin, että jokaisen puhelun yhteydessä näet heti avoimet tilaukset? Haluatko sijoittaa VoIP-puhelinkeskuksen yritykseesi ja seurata sitä itse, vai haluatko mieluummin ulkoistaa sen? Haluatko myös mahdollistaa videopuhelut? Kaikki nämä ovat kysymyksiä, joihin vain sinä tiedät vastauksen, mutta jotka vaikuttavat suuresti lopulliseen valintaan palveluntarjoajasta tai paketista yrityspuhelinratkaisullesi.

Valintojen tekeminen

Harkittu valinta tuo mukanaan monia etuja. Palveluntarjoaja, joka ajattelee kanssasi, voi säästää huomattavasti telelaskuissasi. He voivat varmistaa, että viestintävälineesi ovat aina ajan tasalla, että tietojesi suojausta seurataan 24 tuntia vuorokaudessa tai että niistä on varmuuskopio, ja että tarvittavalla joustavuudella voidaan reagoida kaikkiin yrityksesi muutoksiin.

Usein tässä valinnassa katsotaan ensin tarjotun paketin hintaa, mutta kuten kaikissa sopimuksissa, myös pienellä painetut kohdat ovat tärkeitä. Onko tiettyihin puheluihin lisämaksu vai sisältyykö kaikki pakettiin? Pitääkö sinun itse ylläpitää puhelinkeskustasi vai sisältyykö tämä hosting-pakettiin? Kuinka nopeasti muutokset voidaan tehdä? Keneen voit ottaa yhteyttä kysymyksissä tai ongelmissa ja milloin tämä palvelu on tavoitettavissa?

Yrityspuhelinratkaisusi valinnassa olet asiakas ja sinulla on oikeus parhaaseen mahdolliseen asiakaskokemukseen, joka on räätälöity yrityksesi tarpeisiin!