In maailmassa, jossa viestintä tapahtuu yhä useammin digitaalisesti, puhelinkeskustelut pysyvät tärkeänä keinona luoda nopeaa ja henkilökohtaista yhteyttä. Olitpa sitten asiakas, yrittäjä, juristi tai terveydenhuollon ammattilainen—joskus on kätevää tai jopa välttämätöntä tallentaa tärkeä keskustelu. Mutta saako sen tehdä noin vain? Ja miten järjestät sen ammattimaisesti? Tässä artikkelissa sukellamme tallennetun keskustelun juridisiin ja käytännön puoliin ja näytämme, kuinka palveluntarjoaja kuten Belfabriek voi auttaa sinua tässä.

Milloin saat tallentaa puhelinkeskustelun?

Hollannin lainsäädännön mukaan saat tallentaa puhelinkeskustelun kun olet itse osallisena keskustelussa. Tämä tarkoittaa, että jos soitat jollekin tai sinulle soitetaan, saat tallentaa puhelinkeskustelun ilman, että sinun tarvitsee ilmoittaa siitä etukäteen toiselle osapuolelle. Tämä kuuluu niin sanottuun “omaan käyttöön”.

Onko sinulla tärkeä puhelinkeskustelu, kuten työhaastattelu, lääkärin kanssa tai yrityksen kanssa, jonka kanssa sinulla on erimielisyyksiä? Silloin voit tallentaa puhelinkeskustelun.

Jos haluat tallentaa keskustelun ja käyttää sitä muihin tarkoituksiin, kuten julkaisemiseen, eteenpäin lähettämiseen tai oikeudelliseen käyttöön, sovelletaan tiukempia sääntöjä. Tällöin sinun on noudatettava yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

Tämä tarkoittaa muun muassa, että sinun on:

  • oltava oikeutettu etu tallennetulle keskustelulle,
  • kerättävä mahdollisimman vähän henkilötietoja, ja
  • informoitava osapuolta selkeästi tallennuksesta.

Entä jos et ole osallisena keskustelussa?

Jos et ole itse osallisena keskustelussa—esimerkiksi kun tallennat toisten puhelinkeskustelun ilman heidän tietämystään—tämä kuuluu kuunteluun, joka on rangaistavaa Alankomaissa. Tämä on sallittua vain tuomarin luvalla, esimerkiksi rikostutkinnan yhteydessä.

Saako yritys tallentaa keskusteluja?

Yrityksillä on tietyin ehdoin lupa tallentaa keskusteluja, esimerkiksi:

  • laadunvalvontaan ja koulutukseen,
  • valitusten käsittelyyn,
  • todisteeksi liiketoimista tai sopimuksista,
  • tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (kuten rahoitusalalla).

On tärkeää, että asiakkaat ovat tästä etukäteen tietoisia, esimerkiksi nauhoitteen kautta keskustelun alussa (“Tämä keskustelu voidaan tallentaa koulutustarkoituksiin”).

Miten informoit asiakkaita kohteliaasti?

Yksinkertainen tapa ilmoittaa asiakkaille tallennuksista on automaattinen tervetuloviesti. Tämä ilmoitus toistetaan heti, kun joku soittaa sinulle. Voit äänittää viestin itse tai antaa sen ammattimaisen äänenlukijan tehtäväksi. Palveluiden kuten Belfabriekin tervetuloviestin avulla voit asettaa ja muokata tämän ammattimaisesti milloin haluat.

Esimerkiksi:

“Tervetuloa Yritys X:ään. Tämä keskustelu voidaan tallentaa laatu- ja koulutustarkoituksiin.”

Näin täytät lakisääteiset vaatimukset ja pidät viestinnän läpinäkyvänä. (Jos soittajana haluat lisätietoja näistä säännöistä, katso Tietosuojavaltuutetun verkkosivustolta.)

Ammattimainen keskustelutallennusten hallinta Belfabriekin avulla

Jos haluat yrityksenä tallentaa puhelinkeskusteluja oikein ja käyttäjäystävällisesti, on suositeltavaa tehdä yhteistyötä ammattimaisen palveluntarjoajan kanssa. Belfabriek on toiminut vuodesta 2000 liiketoiminnan puhelinpalveluiden alalla ja tarjoaa muun muassa:

  • Keskustelutallennus: keskustelujen automaattinen tallennus ja turvallinen säilytys. Voit myöhemmin kuunnella tai ladata tallenteen suojatun ympäristön kautta.
  • Virtuaaliset 085- ja 088-numerot: oma yritysnumero, jonka voit ohjata mihin tahansa haluamaasi laitteeseen.
  • Valintavalikot ja jonot: puhelinkeskustelun tallentaminen asiakkaiden tehokkaampaan auttamiseen ja keskustelujen parempaan jakamiseen.
  • Live-hallintapaneeli ja puhelutilastot: näkymä puheluliikenteeseen ja asiakaspalvelun suorituskykyyn.
  • Callcenter-toiminnot: ihanteellinen kasvaville yrityksille tai asiakaspalveluille, joissa työskentelee useita työntekijöitä.

Näiden palveluiden avulla voit paitsi tallentaa keskusteluja, myös parantaa puhelinpalvelusi laatua ja lisätä asiakastyytyväisyyttä.

Turvallisuus ja yksityisyys

Keskustelutallennusten tärkeä osa-alue on datan turvallisuus. Organisaationa sinun on käsiteltävä tallennettuja keskusteluja huolellisesti, erityisesti jos niissä on henkilötietoja. Belfabriek tarjoaa turvallisen tallennuksen ja pääsyn salattujen yhteyksien kautta. Lisäksi voit määrittää, kuinka kauan tallenteita säilytetään, jotta noudatat GDPR:n vaatimuksia.

Vinkkejä keskustelun tallentamiseen

Haluatko käsitellä puhelinkeskustelujen tallentamista huolellisesti? Tässä muutamia käytännön vinkkejä:

  • Ilmoita etukäteen: kerro keskustelukumppanille, että keskustelu voidaan tallentaa.
  • Rajoita tallennuksen kestoa: älä säilytä tallenteita pidempään kuin on tarpeen.
  • Käytä tallenteita vain tarkoitukseensa: vältä levittämistä ilman lupaa.
  • Suojaa tallenteet: varmista salaus ja rajoita pääsyä.
  • Dokumentoi käytäntösi: kirjaa sisäisesti, miksi ja miten tallennat.

Yhteenveto

Puhelinkeskustelujen tallentaminen on monissa tapauksissa sallittua, kunhan olet itse osallisena keskustelussa tai informoit toista osapuolta hyvin. Yrityksille rima on hieman korkeammalla, erityisesti jos haluat käyttää tallenteita analysointiin, todisteeksi tai koulutukseen. Läpinäkyvyys ja huolellisuus ovat tässä olennaisia.

Ammattimaisilla ratkaisuilla, kuten Belfabriekin tarjoamilla, voit paitsi tallentaa keskusteluja, myös varmistaa hyvän asiakaskokemuksen, korkeamman tehokkuuden ja lain noudattamisen. Olitpa sitten pieni yritys tai kasvavan tiimin johtaja—oikeat työkalut tekevät eron.

Oletko kiinnostunut siitä, miten Belfabriek voi auttaa yritystäsi keskustelutallennuksissa ja muissa puhelinratkaisuissa? Vieraile verkkosivustollamme ja tutustu, kuinka helppoa on olla ammattimaisesti tavoitettavissa!