Monet ovat sitä mieltä, että jokainen väliin jäänyt puhelu on menetetty mahdollisuus. Tämä aiheuttaa usein tarpeetonta stressiä työntekijöille ja vaikuttaa negatiivisesti palveluun. On kuitenkin mahdollista muuttaa jokainen väliin jäänyt puhelu uudeksi myynti- tai konversiomahdollisuudeksi muutamalla yksinkertaisella askeleella. Tässä artikkelissa kerromme, miten se onnistuu.

Kuinka suuri ongelma on?

Belfabriek-asiakkaana sinulla on pääsy tehokkaisiin työkaluihin, joiden avulla saat näkemyksen siitä, kuinka hyvin numerosi toimivat. Voit tarkasti nähdä, kuinka monta saapuvaa puhelua ei toimiteta suorittamalla seuraavat vaiheet: Kirjaudu sisään Oma Belfabriek ja siirry kohtaan Tilastot. Kohdassa Kohteen suosituin päämäärä kaikkien puheluiden osalta näet päämäärän nimeltä IVR. Nämä ovat kaikki puhelut, joita ei jostain syystä ole toimitettu työntekijöillesi. Tämä tieto on esitetty selkeästi, jotta voit heti nähdä, missä parannuksia voidaan tehdä.

Jokaisella palvelunumerolla on puheluita, joita ei toimiteta. Yleensä tämä prosenttiosuus on alhainen, mutta jos huomaat, että IVR-prosenttiosuus on liian korkea, on tärkeää selvittää, miksi puhelut jäävät väliin. Terve IVR-prosenttiosuus on yleensä 10 % ja 15 % välillä. Käytä tätä ohjeena ja katso, missä parannuksia voidaan tehdä.

Selvitä, miksi sinuun ei voitu ottaa yhteyttä

Alla olemme listanneet yleisimmät syyt väliin jääneisiin puheluihin ja niiden ratkaisut.

1. Kaikki linjat ovat varattuja

Mikään ei ole soittajalle ärsyttävämpää kuin varattu ääni. Tämän voit helposti estää asettamalla lisää laajennuksia. Puhelut ohjataan sitten toiselle työntekijälle, jos ensimmäinen linja on varattu.

Ovatko kaikki laajennukset varattuja? Varmista sitten, että puhelu ohjataan digitaaliseen vastaajaan tai ulkoiseen puhelinkeskukseen. Näin soittaja saa aina vastauksen ja voit soittaa hänelle takaisin rauhallisempana hetkenä.

Käytätkö vastaajapalveluamme? Silloin saat ääniviestit äänitiedostona, yhdessä kaikkien puhelutietojen kanssa, sähköpostiisi.

2. Puheluun ei vastata

Jos monet puhelut jäävät vastaamatta, on tärkeää mukauttaa miehitystäsi. Belfabriek-sovelluksen Tilastot-toiminnolla näet tarkasti, millä päivillä ja aikoina eniten puheluita tapahtuu.

Siirry kohtaan Viikon kulku päivittäin ja Top 3 kiireisintä tuntia määrittääksesi, milloin sinun on lisättävä työntekijöitä. Analysoi eri ajanjaksoja löytääksesi trendejä.

3. Soittajat luovuttavat ennen kuin voit vastata

Joskus soittajat katkaisevat puhelun ennen kuin sinulla on mahdollisuus vastata. Tämä voi johtua keskeytyksistä, mutta myös liian monimutkaisesta tai pitkästä valikosta.

Käytä Tilastot-toimintoa tutkiaksesi, milloin puhelut katkeavat. Siirry kohtaan Erityispiirteet ja valitse tutkittava ajanjakso. Klikkaa Lataa xls-muodossa ja lajittele puhelun keston mukaan. Näet heti, onko olemassa kaavoja.

Parannettu valikko tai lyhyemmät ilmoitustekstit voivat estää luovuttamisen. Asiakkaiden palaute on tässä ratkaisevaa, jotta voidaan selvittää, missä parannuksia tarvitaan. Asiantuntijayhteisömme auttaa sinua mielellään eteenpäin.

Tee väliin jääneistä puheluista mahdollisuus

Noudattamalla yllä olevia vaiheita huomaat, että IVR:ään päätyvien puheluiden prosenttiosuus laskee merkittävästi. Käytä vastaajaa seurataksesi väliin jääneitä puheluita. Jokainen väliin jäänyt puhelu on uusi mahdollisuus auttaa asiakasta, tehdä konversio tai viimeistellä myynti.

Toista säännöllisesti parhaan tuloksen saavuttamiseksi

Analysoi säännöllisesti puhelutietojasi Belfabriek-hallintapaneelissa. Tarkastele trendejä ja huippuja ja mukauta tarvittaessa valikkoasi, miehitystäsi tai prosessejasi. Lue tilastosi huolellisesti ja jatka optimointia. Oikealla lähestymistavalla voit tehdä jokaisesta väliin jääneestä puhelusta arvokkaan kontaktin.

Oletko kiinnostunut siitä, miten voit parantaa asiakaspalveluasi entisestään? Lue täältä liiketoimintapuheluiden do’s and don’ts. Onko sinulla kysyttävää? Ota rohkeasti yhteyttä meihin; teemme parhaamme auttaaksemme sinua luomaan tehokkaan ja ammattimaisen asiakaspalvelun!