Saamme säännöllisesti kysymyksiä siitä, ovatko keskustelutallenteet puhelutallennus -toiminnostamme päteviä todisteita mahdollisessa oikeudenkäynnissä.

Mielenkiintoisempaa kuin antaa tyhjentävä juridinen vastaus tähän kysymykseen — jonka saat parhaiten asianajajaltasi — on se, että puhelutallennuksen fiksu käyttö voi monissa tapauksissa estää kalliin ja usein aikaa vievän oikeudenkäynnin.

Olemme kaikki joskus kokeneet, että muistamme suullisesti tehdyt sopimukset eri tavalla. Usein kyse on pienistä tulkintaeroista tai ehkä jätämme huomiotta yksityiskohdan, joka on toiselle osapuolelle tärkeä.

Joskus tällainen erimielisyys siitä, mitä tarkalleen sovittiin, voi olla suuri ja sillä voi olla vakavia seurauksia.

Tällaisessa tapauksessa auttaa, kun sopimukset on heti selkeästi dokumentoitu tavalla, joka on molemmille osapuolille ymmärrettävä ja hyväksyttävä. Puhelutallennus on tällainen tapa puhelimitse tehtyjen sopimusten osalta.

Alla annamme sinulle 3 vinkkiä siitä, miten voit käyttää puhelutallennusta tehokkaasti ja miten voit välttää oikeudenkäynnin.

1. Ilmoita tallennuksesta

Ilmoita aina puhelun alussa, että keskustelu tallennetaan ja mihin tarkoitukseen. Voit tehdä tämän helposti lisäämällä sen tervetulotekstiisi.

Näin varmistat tilanteen, jossa sekä soittaja että sinä ette lupaa asioita, joista ette myöhemmin halua tulla muistutetuksi tai joihin ette halua sitoutua.

On tärkeää, ettet käytä tallenteita myöhemmin muuhun tarkoitukseen kuin mitä olet ilmoittanut.

2. Dokumentoi, että tallenne on hyvä esitys sopimuksesta

Sopimalla suullisesti ja selkeästi, että tallenne on hyvä esitys tehdystä sopimuksesta, estät myöhemmät kiistat asiasta.

Voit tehdä tämän helposti esimerkiksi sisällyttämällä keskusteluun seuraavan: “Kuten tiedätte, tämä keskustelu tallennetaan. Oletteko samaa mieltä siitä, että säilytämme tämän tallenteen, jotta tulevaisuudessa on selvää, mitä olemme sopineet?”

Kun soittaja vastaa myöntävästi, ilmoita vielä kerran, että säilytät keskustelun.

Olet nyt luonut tilanteen, jossa molemmat osapuolet voivat olla rauhallisempia tehdyistä sopimuksista, koska he tietävät, että ne on dokumentoitu tallenteeseen.

3. Käytä tallennetta de-eskaloimiseen

Kun sovellat kahta ensimmäistä vinkkiä, huomaat, että erimielisyydet tehdyistä sopimuksista vähenevät huomattavasti. Silti voi joskus syntyä tilanne, jossa sinä ja asiakkaasi ette ole samaa mieltä ja muistatte asiat eri tavalla.

Älä tällaisessa tapauksessa kärjistä tilannetta sanomalla “olen oikeassa, minulla on tallenne todistaakseni sen”. Asiakkaasi tuntee itsensä sen jälkeen hyökkäyksen kohteeksi ja on todennäköisemmin taipuvainen yrittämään todistaa sinun olevan väärässä, mikä ei tuo ratkaisua erimielisyyteen lähemmäksi.

Parempi on ehdottaa, että kuuntelette tallenteen yhdessä, jotta voitte sen jälkeen jatkaa aiemmin tehtyjen sopimusten tai mahdollisen uuden sopimuksen perusteella.

Kyse ei ole siitä, kumpi on oikeassa!

Aloita tänään ilmaiseksi

Belfabriekin asiakkaana voit aloittaa keskustelutallenteiden käytön jo tänään ilman, että se maksaa sinulle senttiäkään Call-recording Starter -pakettimme avulla.

Voit tallentaa kaikki keskustelusi ilman rajoituksia tallenteiden määrässä ja kestossa. Voit kuunnella keskustelut uudelleen online-hallintapaneelista Mijn Belfabriek.

Onko sinulla kysyttävää tai haluatko tietää lisää? Ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalveluumme.