Kun sinulla on puhelinkontakti asiakkaiden kanssa, tapa, jolla se tapahtuu, vaihtelee keskustelusta toiseen. On yhteydenottoja, jotka sujuvat todella täydellisesti, ja tuloksena on erittäin tyytyväinen asiakas.

Mutta on myös keskusteluja, joiden jälkeen toivoisit, että ne olisivat menneet toisin. Vihamielisten tai tyytymättömien asiakkaiden ja suhteiden välttämiseksi voi olla hyödyllistä nauhoittaa keskusteluja koulutustarkoituksiin. Mutta onko tämä laillisesti sallittua?

Mikä on keskustelunauhoitusominaisuus?

Kuulemme sen usein puhelinkeskustelun alussa esimerkiksi asiakaspalvelun kanssa: “Tämä keskustelu voidaan nauhoittaa koulutustarkoituksiin”. Se on ilmoitus, jossa soittava osapuoli ilmoittaa, että se voi nauhoittaa keskusteluja, ja myös mainitaan miksi keskusteluja nauhoitetaan. Tässä tapauksessa niitä käytetään koulutustarkoituksiin.

Keskustelujen nauhoittaminen, esimerkiksi lankapuhelinnumerolla VoIP -palvelun kautta, on lisäominaisuus, joka tarjotaan Belfabriekin VoIP-tilauksen yhteydessä. Kun tämä vaihtoehto on aktivoitu, keskustelu nauhoitetaan ja tallennetaan pilveen. Sieltä ne voidaan ladata ja käyttää koulutuksiin tai muihin tarkoituksiin.

Miksi nauhoittaa keskustelu?

Keskustelunauhoitukset voivat olla erittäin tärkeitä palvelujen jatkuvassa parantamisessa. Huonosti sujuneet keskustelut voidaan analysoida perusteellisesti, ja nauhoituksia voidaan käyttää sisäisesti tilanteen arvioimiseen: miten se meni niin pieleen ja miten voimme estää sen tulevaisuudessa?

Nauhoitusta voidaan myös käyttää koulutustarkoituksiin. Keskustelu oli silloin niin esimerkillinen, että se on täydellinen esimerkki työntekijöille kuulla itse, miten sellainen keskustelu voi sujua ja miten se voi sujua paremmin.

Voi kuitenkin olla myös oikeudellisia syitä nauhoittaa puhelinkeskustelu. Tämä voi olla esimerkiksi silloin, kun tehdään sopimuksia puhelimitse tai solmitaan tilaus. Koska allekirjoitus ei ole mahdollinen puhelimitse, nauhoitettu vahvistus voi toimia oikeudellisena todisteena sopimuksesta.

Onko puhelinkeskustelujen nauhoittaminen sallittua Alankomaissa?

Alankomaissa ei ole erityistä lakia, joka kieltäisi puhelinkeskustelujen nauhoittamisen. On kuitenkin lukuisia yksityisyyslakeja, jotka tekevät mahdottomaksi käsitellä tällaisia nauhoituksia mielivaltaisesti.

Siksi on suositeltavaa käyttää keskustelujen nauhoittamista vain kahteen eri tarkoitukseen: sopimusten tallentamiseen ja koulutustarkoituksiin. Varmista, että perustelet ja dokumentoit huolellisesti, miksi keskusteluja nauhoitetaan, ja tiedota asiakkaita etukäteen.

Johtopäätös

Puhelinkeskustelujen nauhoittaminen voi olla arvokas työkalu yrityksille, erityisesti kun on kyse asiakaspalvelun parantamisesta ja tärkeiden sopimusten tallentamisesta. On kuitenkin olennaista tehdä tämä vastuullisella ja lainmukaisella tavalla.

Puhelinkeskustelujen nauhoittaminen ei ole Alankomaissa nimenomaisesti kiellettyä, mutta se on tehtävä ottaen huomioon yksityisyydensuojalainsäädäntö. On tärkeää olla kriittinen ja läpinäkyvä ja tiedottaa keskustelukumppanille etukäteen, jos haluat nauhoittaa keskustelun.