Als ostat uuden kodin tai muutat ensimmäistä kertaa omillesi, kohtaat pian suuren logistisen haasteen saadaksesi kaikki tavarasi uuteen paikkaan. Sinun on sovittava tapaamisia energiantoimittajan kanssa, järjestettävä teleliittymä kuntoon, allekirjoitettava asiakirjoja, muutettava tilauksia jne.

Yritykselle muutto voi vaikuttaa vielä enemmän. Yksityishenkilön muuttoon liittyvien ponnistelujen lisäksi kaikki laatikot, joissa on koko hallinto, toimistotarvikkeet, kaapit, tuolit ja kaikenlainen materiaali, on saatava uudelle työpaikalle. Ja sitten emme edes puhu koko henkilöstön uudelleen toivottamisesta tervetulleeksi yritykseen. Henkilöstön toivottaminen tervetulleeksi on yksi asia, mutta heidän on myös päästävä töihin saapuessaan, ja siihen liittyy paljon järjestelyjä.

Saavutettavuus

Monille yrityksille muutto tarkoittaa ajanjaksoa, jolloin ne eivät ole tavoitettavissa. Nykyinen puhelinliittymä katkaistaan, fyysinen keskus on siirrettävä ja kytkettävä uudelleen uuteen osoitteeseen, ja internet- ja puhelinpalveluntarjoajan on tehtävä tarvittavat tekniset toimenpiteet yhteyden aktivoimiseksi.

Jos muutat toiselle alueelle, se voi usein tarkoittaa, että yrityksellesi annetaan uusi puhelinnumero, eikä asiakkaasi ole siitä heti tietoisia. Tähän sinun on käytettävä lisäaikaa ja rahaa, jotta tämä saadaan tiedoksi. Käyntikortit on päivitettävä, esitteet painettava uudelleen, verkkosivusto on päivitettävä jne.

Auttaaksemme sinua tässä merkittävässä prosessissa, käsittelemme alla lyhyesti puhelinkeskuksen muuton mahdollista lähestymistapaa.

Kuinka parhaiten käsitellä puhelinkeskuksen muuttoa?

Suuri operaatio, kuten muutto, ei voi tapahtua ilman asianmukaista valmistelua. Tämä koskee tietysti kaikkia muuton vaiheita, mutta erityisesti teknologisia näkökohtia.

Laadi selkeä suunnitelma kaikista palveluista

Muuton suunnittelun alussa on hyvä kartoittaa kaikki internet-, puhelin- ja sähköliittymät nykyisessä osoitteessasi. Näin voit myös paremmin kartoittaa tarpeet uuden toimipaikan toteutusta varten. Voit tehdä tästä kaavion paperille tai tietokoneelle, mutta myös valokuvat voivat auttaa.

Punnitse myös selkeästi, mitkä näistä liittymistä tarvitset tai käytät uudessa rakennuksessa. Muutto voi olla ihanteellinen hetki käsitellä palvelintilaa, valita uusi puhelinkeskus tai siirtyä suoraan tulevaisuuden kestävään, joustavaan ja moderniin puhelinjärjestelmään.

Tee hakemus ajoissa internet- ja puhelinpalveluntarjoajallesi

Huomaa, että muuttoon liittyy palveluntarjoajallesi huomattava odotusaika. Odotusaika neljästä kuuteen viikkoon ei ole poikkeus. Vain ajoissa tehdyllä hakemuksella ja tiukalla suunnittelulla voit saumattomasti siirtyä yhdestä liittymästä toiseen.

Kun siirryt samanaikaisesti perinteisestä puhelinliikenteestä VoIP-puhelinliikenteeseen, sinulla on yksi huolenaihe vähemmän, ja riittää, että aktivoit vain internetliittymän uudessa osoitteessa. Erillistä puhelinliittymää ei enää tarvita, koska sekin kulkee internetin ja internetliittymien (tai langattomien) kautta.

Varmista nopea ja oikea viestintä

Yrittäjänä olet päivittäin yhteydessä moniin tahoihin ja henkilöihin, kuten asiakkaisiin, toimittajiin tai tuottajiin. Muuton yhteydessä kaikkia näitä kontakteja on tiedotettava uudesta osoitteestasi, mahdollisesti uudesta puhelinnumerostasi, jos muutat toiselle alueelle, ja tavoittamattomuusajasta jne. Varmista siis, että olet hyvissä ajoin laatinut toimintasuunnitelman, jossa kaikki osapuolet tiedotetaan.

Varmista, että materiaalit on merkitty riittävästi

Muuton aikana tapahtuu liian usein, että tietyt laatikot sekoittuvat, näennäisesti identtiset laitteet, kuten puhelin tai kannettava tietokone, päätyvät väärään pöytään tai virtajohto katoaa. Varmista siksi aina, että jokainen laite tai lisävaruste on varustettu ainutlaatuisella ja tunnistettavalla tunnistetarralla. Näin tiedät heti purkaessasi, mihin kaikki kuuluu.

Voit kuitenkin säästää paljon työtä

Jos käytät isännöityä puhelinpakettia, kuten Belfabriekin tarjoamaa, voit jo poistaa joitakin yllä mainituista huolenaiheista listaltasi. Jopa muuton aikana voit pysyä tavoitettavissa ohjaamalla puhelinnumeron uudelleen matkapuhelimeesi tai vastaamalla siihen kannettavalla tietokoneella tai tabletilla missä tahansa paikassa, jossa on toimiva internetyhteys.

Puhelinnumerosi ei ole enää sidottu alueeseen ja voi muuttaa mukanasi, joten uuden numeron mainostamiseen ei tarvita laajaa viestintää. Jopa puhelimien kytkeminen uuteen sijaintiin on paljon helpompaa ja voidaan asettaa etänä. Palveluntarjoajasi varmistaa, että kaikki laitteet on etukäteen mukautettu tarvittavilla muutoksilla. Sinun ei myöskään tarvitse itse varmuuskopioida yhteystietojasi, tekstiviestejäsi ja puhelindataasi, koska ne ovat aina turvallisesti pilvessä.