De uitbraak van Covid-19 (‘Coronavirus’) raakt ons allemaal. En ondernemers recht in het hart. Ook de bereikbaarheid van organisaties staat onder druk. Bijvoorbeeld omdat medewerkers thuis werken. Belfabriek krijgt dan ook veel verzoeken van klanten die eindbestemmingen willen wijzigen naar mobiele nummers. Bovendien kiezen steeds meer organisaties voor virtuele callcenters en sluiten we veel Corona-gerelateerde nood- en informatienummers aan.

Suunnittele ratkaisuja

Koska haluamme auttaa sinua pysymään tavoitettavissa – se on mahdollista! – selitämme tässä artikkelisarjassa (mahdollisuuksia) ja mahdottomuuksia. Näin voit suunnitella etätyöratkaisuja ja/tai virtuaalisia puhelutiimejä. Koska jotkut uudet asiakkaat eivät ehkä ole (täysin) perehtyneet virtuaalisiin numeroihin, keskitymme tässä artikkelissa perusteisiin. Mitä ovat virtuaaliset numerot? Mikä on ero ’normaalien’ numeroiden kanssa? Ja miksi virtuaalisilla numeroilla on juuri nyt erityistä lisäarvoa?

Virtuaaliset numerot

Belfabriek on tarjonnut virtuaalisia numeroita (myös ‘palvelunumeroita’) markkinoilla vuodesta 2000. Oletko koskaan soittanut 0800- tai 0900-numeroon? Suuri mahdollisuus, että tämä puhelu kulki meidän kauttamme. Sama koskee puheluita 085- ja 088-numeroihin. Myös nämä numerot (kansallisesti valittavissa, paikallishinta) ovat virtuaalisia ja Belfabriek tarjoaa ne.

Puheluliikenteen jakaminen

Kaikille (0800, 0900, 085 ja 088) virtuaalisille numeroille pätee, että saapuva puheluliikenne voidaan jakaa esimerkiksi sijaintien tai työntekijöiden kesken. Ajattele ihmisiä, jotka työskentelevät toimistossa. Tai kollegoita, jotka ovat kotona. Jos kollegalla on matkapuhelin tai lankapuhelin, voimme ohjata puhelut. Tämä voi tapahtua myös tietokoneen kautta. Joten ilman puhelinta. Suuri etu on, että puheluliikenne jaetaan ‘räätälöidysti’. Esimerkiksi ajan tai kiireen perusteella. Lisäksi – tästä lisää myöhemmissä artikkeleissa – virtuaalisen numeron avulla sinulla on käytössäsi kehittyneitä vaihtoehtoja. Ajattele jonotuslinjoja, ilmoitustekstejä (‘Koronaviruksen vuoksi myymälämme on suljettu’) jne. Ilman puhelinkeskusta.

Viimeaikaiset tapaukset

Alla kaksi esimerkkiä äskettäin toteuttamistamme ratkaisuista:

Etätyöratkaisu

Eräs olemassa oleva asiakas käytti yhtä virtuaalista numeroa, jossa oli neljä laitetta yhdessä paikassa. Valitettavasti he joutuivat työskentelemään kotoa käsin. Numeron ohjaaminen ‘yhdelle’ työntekijälle ei ollut vaihtoehto. Mitä jos useat asiakkaat soittavat samanaikaisesti? Palvelupisteemme rakensi virtuaalisen puheluryhmän, joka käsittelee puhelut priorisoidusti. Kaksi myyntityöntekijää vastaanottaa ensimmäiset soittajat matkapuhelimellaan. Jos on kiireisempää, puhelut menevät kollegoille. Ennakkovaroituksen ansiosta työntekijät kuulevat gongin liiketoimintapuheluissa. He tietävät näin, että kyseessä on saapuva liiketoimintapuhelu. ‘Väärin’ vastaaminen ei siis tapahdu.

Humanitas on tavoitettavissa!

Humanitas-säätiö halusi kiireellisesti perustaa tietolinjan 35 työntekijälle. Ja niin tapahtui. Uusi numero aktivoitiin ja virtuaalinen puhelutiimi toteutettiin tunnin sisällä. Jotta läpimenoaika olisi mahdollisimman lyhyt, soittajat yhdistettiin ensin Humanitas-työntekijöiden matkapuhelimiin. Työntekijät ovat nyt asentaneet ‘softphonen’ tietokoneelleen. Tietokone on nyt siis täysimittainen puhelin. Jos työntekijä ei ole käytettävissä, esimerkiksi opettaakseen lapsia, he kirjautuvat ulos Belfabriek-sovelluksen kautta.

Auttaako nämä ratkaisut sinua eteenpäin?

Nykyisille asiakkaille: teemme muutokset ilmaiseksi. Myös iltaisin ja viikonloppuisin. Hätänumeroita muutamme tarvittaessa jopa yöllä. Etkö ole asiakas, mutta etsit ratkaisua pysyäksesi tavoitettavissa tänä vaikeana aikana? Ota yhteyttä!

Toivotamme sinulle paljon voimia ja terveyttä. #yhdessävahvempikuinkorona