Puhelinpalvelun työntekijät eivät voi välttyä siltä: kiireiset soittajat. Olivatpa nämä soittajat sitten astumassa lentokoneeseen tai luonteeltaan kärsimättömiä, he kaipaavat sujuvaa palvelunumeroa.

Kiireisillä soittajilla on yleensä kolme toivetta:

  • Saada mahdollisimman nopeasti henkilö langan päähän
  • Saada mahdollisimman nopeasti ratkaisu ongelmaansa tai vastaus kysymykseensä
  • Jättää viesti, kun työntekijät eivät ole tavoitettavissa, ja saada tästä vahvistus

Ehkä tunnistat itsesi yllä olevista kohdista. Itse asiassa jokainen soittaja ansaitsee nopeaa palvelua. Mutta miten voit valmistella organisaatiosi tähän? Onneksi Belfabriek mahdollistaa tämän huippumodernin Interactive Voice Response -järjestelmän (IVR) avulla. Tämä IVR tarjoaa numeronhaltijoille käteviä lisätoimintoja. Kiireisten soittajien tyytyväiseksi tekemiseen nämä toiminnot ovat erityisen sopivia. Katsotaanpa, mitkä näistä toiminnoista voit aktivoida.

Näin palvelet soittajia nopeammin

Kuten yllä mainittiin: kiireiset soittajat haluavat puhua mahdollisimman nopeasti jonkun työntekijäsi kanssa. Tervetulotekstillä vahvistat, että ihmiset ovat soittaneet oikeaan numeroon. Pitämällä tämän viestin lyhyenä vältät soittajien turhautumisen. Sama pätee Valintavalikkoon, jonka avulla soittajat yhdistetään oikealle työntekijälle: varmista, että vaihtoehtoja on rajallinen määrä, jaettuna enintään kahteen tasoon. Näin soittajat saavat nopeasti työntekijän langan päähän.

Linjat varattuina? Aktivoi seuraavat toiminnot

Näistä varotoimista huolimatta on mahdollista, että työntekijäsi ovat yhtä aikaa puhelimessa, jolloin he eivät voi heti palvella uusia soittajia. Miten valmistaudut tähän? Belfabriekin IVR tarjoaa sinulle kaksi yksinkertaista toimintoa, jotka voit aktivoida heti.

Jonotus

Kun kaikki työntekijäsi ovat puhelimessa, uudet soittajat asetetaan jonoon. Tarjoamme heille miellyttävää musiikkia ja ilmoitamme soittajalle 45 sekunnin välein, kuinka monta odottajaa on hänen edellään. Sinun tehtäväsi on asettaa maksimiodotusaika. Hyvä käytäntö on odotusaika, joka on enintään viidestä kahdeksaan minuuttia. Kun tämä aika ylittyy, soittajalle annetaan mahdollisuus jättää ääniviesti. Näytä, että olet palveluhenkinen, ja soita tälle henkilölle mahdollisimman pian takaisin.

Ylivuoto

Tällä toiminnolla ohjaat niin sanotun ylivuodon toiseen numeroon. Soittajat, jotka muuten päätyisivät Jonoon, voivat saada heti palvelua varanumeron kautta. Tämä voi olla toisen työntekijän numero, joka auttaa kiireen keskellä, tai puhelinkeskus, jossa otetaan vastaan ylimääräisiä puheluita vain suuren kiireen aikana. Tämä vaihtoehto on asiakasystävällisin, koska et koettele soittajien kärsivällisyyttä, vaan yhdistät heidät heti.

Edistyneet ratkaisut

Yllä olevilla vaihtoehdoilla pääset jo pitkälle. Voit kuitenkin mennä vielä askeleen pidemmälle sisällyttämällä edistyneitä vaihtoehtoja tavoitettavuussuunnitelmaasi. Lisätietoja saat ottamalla meihin yhteyttä. Löydät puhelinnumeromme tämän artikkelin lopusta.

Jonotussoitto takaisin

Tämän älykkään vaihtoehdon avulla soittajille soitetaan automaattisesti takaisin, kun työntekijä on vapautunut.

Miten se toimii? Soittaja on ensin jonossa, kunnes maksimiaika on kulunut. Sen jälkeen soittajaa pyydetään sanomaan nimensä. Jos IVR ei tunnista soittajan numeroa, sitä pyydetään myös.

Kun työntekijä vapautuu, hän saa ilmoituksen, että numeroa soitetaan sillä hetkellä. Samanaikaisesti alusta toistaa tallennetun äänen, jotta työntekijäsi on täysin valmistautunut tulevaan keskusteluun. Pitkästä odotusajasta huolimatta potentiaalinen asiakkaasi on vaikuttunut ammattimaisuudestasi.

Aktivoi nämä toiminnot nyt

Haluat tietenkin tarjota asiakkaille parasta palvelua. Koska aika on rahaa, hyvään palveluun kuuluu soittajien nopea palveleminen. Jonotus- ja Ylivuototoiminnot, joihin tutustuit aiemmin tässä artikkelissa, voit aktivoida itse. Sama koskee Tervetulotekstiä ja Valintavalikkoa. Tätä varten siirry Minun Belfabriek -sivuston Numeroasetukset-sivulle.

Haluatko tietää lisää edistyneistä toiminnoista tai haluatko aktivoida ne heti? Ota sitten yhteyttä asiakaspalveluumme. Tervetuloviestimme on lyhyt, jotta voimme palvella sinua heti. Löydät puhelinnumeromme alta.

Autamme mielellämme

Kuten aiemmassa artikkelissa mainitsimme, menetetyt puhelut ovat synonyymi menetetylle liikevaihdolle. Varmista siis, että tavoitettavuussuunnitelmasi ottaa huomioon kiireiset soittajat. Haluatko tietää lisää yllä olevista toiminnoista tai tarvitsetko apua niiden aktivoimisessa? Olemme valmiina auttamaan sinua, vaikka sinulla olisi kiire. Voit tavoittaa meidät numerosta 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).