Jokainen yritys, joka on huolissaan tehokkaista ja kustannustehokkaista telekommunikaatioratkaisuista, on todennäköisesti kuullut, että Voice over Internet Protocol (VoIP) -puhelinjärjestelmät ovat paras valinta nykyisessä internetohjatussa yhteiskunnassa. Kuten melkein kaikki ensi silmäyksellä voivat nähdä, näyttää siltä, että VoIP-palvelut vastaavat moniin, elleivät kaikkiin, ensisijaisiin viestintätarpeisiin, joita yritykset puhelinjärjestelmiltä vaativat.

Kuitenkin, ei kestä kauan ennen kuin kohtaat ristiriitaisia neuvoja. Tässä artikkelissa yritämme selventää epäselvyyksiä VoIP-puhelinjärjestelmistä. Yleisesti ottaen VoIP-järjestelmät alentavat kustannuksia, parantavat ajanhallintaa ja lisäävät tuottavuutta.

Alhaiset kustannukset per puhelu

Kuten nimen osa viittaa, VoIP-puhelinjärjestelmä käyttää internetprotokollaa soittamiseen. Sen sijaan, että käytettäisiin puhelinlinjoja, kaikki viestintätiedot muunnetaan paketeiksi ja lähetetään IP-verkon kautta. IP-verkko, jota yrityksesi käyttää, voi olla internetyhteytesi, suora IP-yhteys puhelinpalveluntarjoajaasi tai näiden yhdistelmä. IP-yhteyden tärkein osa on, että palvelun laatu on taattu puhelinpalveluntarjoajasi verkosta toimistoverkkoosi.

Puheluiden soittaminen perinteisten puhelinlinjojen kautta tarkoittaa, että linja on varattu kahden soittajan käyttöön. Kiinteiden linjojen puhelut, erityisesti pitkän matkan puhelut, ovat kalliita. Internetin käyttäminen puhelutietojen välittämiseen kiertää tämän ongelman, mikä tekee kotimaisista ja kansainvälisistä puheluista yleensä halvempia.

Liikkuvuus

Kun yrityksesi työntekijät ovat usein liikkeellä, VoIP-palvelut voivat olla valtava etu, koska voit ottaa ne mukaasi minne tahansa. VoIP-puhelinjärjestelmän kanssa ei ole fyysisiä rajoituksia. Sinulla on liikkumisvapaus, jota yrityksesi tarvitsee ilman lisästressiä. Et ole siis sidottu kiinteisiin linjoihin, mikä tekee siitä myös erittäin helppoa, kun yrityksesi muuttaa.

Ominaisuuksien monipuolisuus

Käyttämällä VoIP-puhelinjärjestelmiä voit suorittaa useita tehtäviä teknisesti edistyneimmillä laitteilla, jotta voit olla mahdollisimman tuottava. Oletetaan, että olet jonossa puhelun aikana. Odottaessasi voit strategisoida lähestymistapasi asiakaskeskusteluihin, jotka olet saattanut jättää väliin, samalla kun luet ääniviestejä, jotka lähetetään suoraan tekstimuodossa sähköpostiisi. Voit myös helposti välittää viestejä ja ääniviestejä. Jos saat tärkeän viestin ääniviestissä, voit välittää sen yhdellä hiiren napsautuksella kolmelle muulle henkilölle.

Helppokäyttöiset puhelinkokoukset

On mahdollista osallistua puhelinkokouksiin, jos yrityksesi käyttää perinteistä puhelinjärjestelmää, mutta huomaat, että sinun on maksettava lisäpalvelusta useiden soittajien lisäämiseksi. Sen sijaan, että maksaisit jostain ylimääräisestä, voit liiketoiminnan VoIP:n avulla hyödyntää mahdollisuutta pitää kokouksia lisäetuna palvelusta, josta jo maksat.

VoIP-palvelut tekevät myös verkkokokouksista paljon helpompia. Tietenkin tällaiset konferenssit ovat yleensä erityistapauksia, mutta kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus kollegoiden ja asiakkaiden kanssa, kun liiketoimintahenkilöstö ei ole toimistossa, on paljon helpommin hallittavissa VoIP-puhelinjärjestelmillä.

Tehokas asiakasvuorovaikutus

Nykyisessä maailmantaloudessa yritykset voivat sijaita missä tahansa. Tämä tarkoittaa usein, että kokoukset vaativat matkustamista. Silti VoIP-palvelun avulla ei ole syytä menettää mahdollisuutta käydä tärkeitä keskusteluja tai lähettää olennaisia asiakirjoja.

VoIP-puhelinjärjestelmän avulla voit määrittää useita laitteita vastaanottamaan viestejä. Jos et itse vastaa puheluun, se lähetetään toiseen tai kolmanteen laitteeseen, esimerkiksi matkapuhelimeen tai kannettavaan tietokoneeseen. Näin ollen et todennäköisesti jää paitsi tärkeästä puhelusta.

Luotettavuus

Yleinen huolenaihe, joka VoIP:stä nousee esiin, on se, että jos internet lakkaa toimimasta, puhelin ei myöskään toimi. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Tosiasia on, että puheluiden edelleenlähetys, kuten muutkin VoIP-puhelinjärjestelmien ominaisuudet, on uskomattoman joustavaa.

Mahdollisuus valita, minne puhelut ohjataan ja millä tavalla, tarkoittaa, että sinun ei myöskään tarvitse menettää tuottavuutta paikallisten sähkökatkosten tai sääolosuhteiden vuoksi. Jos puhelimeen ei voida vastata toimistossa, mobiililaitteesi tai kannettava tietokoneesi voi tehdä sen. Tämä on siten myös erinomainen mahdollisuus saada etätyö, nykyajan uusi työskentelytapa, hyvin hallintaan.

Kuinka Belfabriek voi auttaa sinua tässä?

Belfabriek on VoIP-palveluiden asiantuntija ja voi tarjota kaiken, mitä voit kuvitella. Ajattele esimerkiksi puhelinnumeroiden helppoa rekisteröintiä, valikkovalintojen ja jonotuksen asettamista sekä äänitettyä tekstiä ja musiikin hallintaa. Sinun ei tarvitse tehdä lisäkustannuksia, sillä tällaiset palvelut sisältyvät tilaukseen. Kaikkia Belfabriekin tarjoamia mahdollisuuksia voidaan hallita mobiilisovelluksen kautta.