Omaksesi itse, mitä tapahtuu, kun yrityksesi puhelinnumeroon soitetaan, tarvitset soitonsiirtosuunnitelman. Mutta mitä soitonsiirtosuunnitelma tarkalleen ottaen on? Miksi tarvitset sellaisen ja mihin sinun tulee kiinnittää huomiota, kun laadit soitonsiirtosuunnitelman?

Mikä on soitonsiirtosuunnitelma?

Soitonsiirtosuunnitelmalla määrität, mitä tarkalleen tapahtuu, kun soitetaan yrityksesi puhelinnumeroon. Se on verrattavissa askel askeleelta -suunnitelmaan. Siitä hetkestä lähtien, kun puhelin soi, voit itse päättää, miten asiakastasi palvellaan. Voit esimerkiksi asettaa, että alussa toistetaan tietty viesti, jossa on tärkeää tietoa soittajalle. Tätä kutsutaan myös tervetuloviestiksi. Soitonsiirtosuunnitelmassa voidaan myös määrittää, että puhelu ohjataan vastaajaan tai tiettyyn osastoon. Soitonsiirtosuunnitelma on lyhyesti sanottuna kaavio siitä matkasta, jonka soittaja tekee soittaessaan sinulle, jotta asiakastasi voidaan palvella mahdollisimman hyvin.

Miksi soitonsiirtosuunnitelma on tärkeä?

Soitonsiirtosuunnitelma varmistaa, että olet miettinyt tarkkaan, miten haluat, että sinulle soittavat asiakkaat palvellaan. Mikä on ensimmäinen asia, jonka asiakkaasi pitäisi kuulla? Miten varmistat, että he pääsevät mahdollisimman nopeasti oikean henkilön puheille? Haluatko ohjata turhat puhelut pois viittaamalla puhuttuun viestiin, joka ohjaa verkkosivustollesi tai vastaajaan, johon asiakas voi jättää viestin? Kaikki nämä ovat kysymyksiä, joita voit esittää laatiessasi soitonsiirtosuunnitelmaa. Lopulta hyvä soitonsiirtosuunnitelma varmistaa, että asiakkaasi saavat nopeaa ja tyydyttävää palvelua, kun he soittavat sinulle.

Mihin kiinnittää huomiota soitonsiirtosuunnitelmaa laatiessa?

Soitonsiirtosuunnitelman laatiminen ei ole vaikeaa. Kunhan olet miettinyt tarkkaan, miten haluat sen olevan. Pidä ainakin seuraavat asiat mielessä:

  • Mieti tarkkaan ensimmäistä ilmoitusta tai tervetuloviestiä, jonka asiakkaasi kuulevat. Ensivaikutelma on aina tärkeä ja voi olla ratkaiseva koko keskustelun kululle
  • Älä anna soittajan odottaa yli 20–30 sekuntia ennen kuin joku vastaa puheluun. Tämä estää ärsytystä tai jopa asiakkaita lopettamasta puhelua
  • Huomioi, että kun puhelu ohjataan matkapuhelinnumeroon, se voi aiheuttaa jopa 5 sekunnin lisäodotusajan. Tämä voi vaikuttaa soitonsiirtosuunnitelmaasi, koska et halua odotusajan venyvän liian pitkäksi

Lopuksi, soitonsiirtosuunnitelma ei ole koskaan pysyvä. Voit aina muokata sitä uusien oivallusten tai muuttuneiden olosuhteiden mukaan. Kuuntele asiakkaidesi ja työntekijöidesi kokemuksia ja mukauta soitonsiirtosuunnitelmaasi niiden perusteella. Näin puhelinpalvelusi pysyy aina ajan tasalla. Belfabriekin asiakkaille tämä on helppoa, muun muassa käyttäjäystävällisen sovelluksen avulla. Sen avulla voit yhdellä painalluksella muuttaa soitonsiirtosuunnitelmaa ja ottaa sen heti käyttöön, missä tahansa oletkin, kotona, lomalla, liikematkalla, sillä ei ole väliä.