Jonkin aikaa sitten julkaisimme artikkelin, jossa oli huomionarvoisia tilastoja. Tutkimuksesta kävi ilmi, että 60 % yrityksistä ei juuri vastaa puhelimeen toimistoaikana vastaa puhelimeen. Yksinkertainen laskutoimitus osoitti, että tämä voi nopeasti johtaa kymmenien tuhansien eurojen menetettyyn liikevaihtoon.

Hyvä syy siis ryhtyä toimiin. Yksi Belfabriekin arvokkaimmista ilmaisista toiminnoista tässä on digitaaliset vastaajapalvelut.

Jos kaikki työntekijänne ovat varattuja ja jonotusaika on liian pitkä, soittajat voivat digitaalisen vastaajapalvelun (joskus myös Voice2e-mail) avulla jättää viestin. Saatte äänitallenteen sähköpostitse. Tässä artikkelissa kerromme, mitkä ovat tämän toiminnon edut ja miten digitaalinen vastaajapalvelu toimii. Annamme tietysti myös kätevän vaiheittaisen ohjeen oman digitaalisen vastaajapalvelunne aktivoimiseksi.

Digitaalisen vastaajapalvelun edut

Tärkein etu digitaalisesta vastaajapalvelusta on teille itsellenne. Aiemmin mainitussa tutkimuksessa kävi ilmi, että yksi neljästä soittajasta, joka ei saa yhteyttä organisaatioonne, soittaa kilpailijalle. Digitaalisen vastaajapalvelun avulla annatte näille soittajille mahdollisuuden jättää viestin ja soitatte heille takaisin heti, kun se on mahdollista. Tässä luettelemme heti digitaalisen vastaajapalvelun edut yrityksessänne:

  • Menetätte vähemmän puheluita
  • Soittajat pitävät teitä paremmin tavoitettavina
  • Näytätte palveluhenkisyytenne soittamalla nopeasti takaisin

Riittävästi syitä aktivoida tämä kätevä toiminto. Näytämme teille, että se on nopeaa ja helppoa. Mutta katsotaan ensin, miten digitaalinen vastaajapalvelu toimii. Mitä soittaja kuulee, ja milloin ja miten saatte äänitiedoston?

Miten digitaalinen vastaajapalvelu toimii

Ohjelmoitte tämän toiminnon siten, että se kytkeytyy automaattisesti päälle tarvittaessa; esimerkiksi kun toimistonne on suljettu, kun puhelimeen ei vastata 15–20 sekunnin kuluessa tai kun kaikki linjat ovat varattuja ja jonon pituus ylittää maksimipituuden. Viimeksi mainitussa tapauksessa yleinen suositus on, ettei soittajan edellä ole enempää kuin kahdeksan jonottajaa. Jos jonossa on yli kahdeksan soittajaa, on suositeltavaa ohjata soittaja suoraan digitaaliseen vastaajapalveluun.

Kun olette valinneet hetket, jolloin tämä toiminto aktivoituu, on tärkeää luoda sopivat ilmoitustekstit.

Esimerkkejä:

  • “Tällä hetkellä olemme suljettuina. Voitte tavoittaa meidät maanantaista perjantaihin klo 9:00–17:00. Voitte myös jättää viestin äänimerkin jälkeen. Soitamme teille takaisin mahdollisimman pian.”
  • “Tällä hetkellä puhelinpalvelumme on erittäin ruuhkautunut. Pyydämme teitä yrittämään myöhemmin uudelleen. Voitte myös jättää viestin äänimerkin jälkeen. Soitamme teille takaisin mahdollisimman pian.”
  • “Tällä hetkellä emme voi vastata puhelimeen, pyydämme teitä yrittämään myöhemmin uudelleen. Voitte myös jättää viestin äänimerkin jälkeen. Soitamme teille mahdollisimman pian takaisin.”

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä, joita voitte vapaasti muokata omaan käyttöönne. On myös mahdollista käyttää Belfabriekin vakiotekstiä: “Tervetuloa automaattiseen vastaajapalveluumme, voitte jättää meille viestin äänimerkin jälkeen.”

Voitte äänittää tekstit itse, mutta luonnollisesti teette parhaan vaikutuksen ammattilaisääninäyttelijän avulla. Belfabriek tarjoaa alennusta ammattilaisäänien palveluista. Ottakaa yhteyttä asiakaspalveluumme numerossa 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227) saadaksenne lisätietoja.

Soittajan jättämä viesti saapuu teille automaattisesti sähköpostitse äänitiedostona, jota monet eri ohjelmistopaketit voivat toistaa.

Onko organisaatiollanne useita osastoja tai toimipisteitä? Silloin on myös mahdollista asettaa digitaalinen vastaajapalvelu siten, että jokainen osasto tai toimipiste käyttää tätä toimintoa erikseen. Näin asianomainen esimies saa sähköpostitse äänitallenteet omalle osastolleen. On myös mahdollista lähettää äänitallenteet useisiin sähköpostiosoitteisiin samanaikaisesti.

Mitä sähköpostissa on

Kuten jo mainittiin, saatte soittajan jättämän ääniviestin sähköpostitse. Tämä tallenne on liitettynä sähköpostiin. Lisäksi sähköpostissa on yksityiskohtaisia tietoja soittajasta ja puhelusta:

  • Soittajan numero
  • Numero, johon soittaja soitti
  • Tallennuksen ajankohta

Jos sovellettavissa, sähköpostissa on myös tieto siitä, minkä valinnan soittaja teki valikossa. Jos olette aktivoineet postinumeroreititystoiminnon, näette myös, minkä postinumeron soittaja on syöttänyt. Näin tiedätte yleisesti, millä alueella tai paikkakunnalla soittaja sijaitsee ja voitte ryhtyä asianmukaisiin toimiin.

Aktivoi digitaalinen vastaajapalvelusi

Nyt kun tiedätte, miten digitaalinen vastaajapalvelu toimii ja mitkä ovat sen edut, on aika aktivoida tämä ilmainen toiminto. Seuraatte yksinkertaisesti seuraavia vaiheita:

  • Kirjaudu sisään Mijn Belfabriek
  • Klikkaa ylävalikosta Nummerinstellingen
  • Moduulinhallintasivulla kytke päälle digitaal antwoordapparaat -vaihtoehto
  • Kirjoita sitten sähköpostiosoite, johon haluat vastaanottaa tallenteet
  • Klikkaa sivun alareunassa Opslaan-painiketta

Asiantuntijamme varmistavat, että tämä toiminto toimii täydellisesti. Onko teillä vielä kysyttävää digitaalisesta vastaajapalvelusta tai tarvitsetteko apua sen aktivoimisessa? Ystävällinen asiakaspalvelumme on valmiina auttamaan teitä toimistoaikana. Ottakaa yhteyttä meihin numerossa 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).