Yhä useammat yritykset ovat vakuuttuneita VoIP-puhelinjärjestelmän lisäarvosta ja laajoista toiminnoista ja haluavat siirtyä tämän telekommunikaatioteknologian käyttöön. Usein kuitenkin vaikuttaa siltä, että tällaisen puhelinkeskuksen toteuttaminen yrityksessä on haastavaa. Haluamme auttaa teitä alkuun alla olevalla yleiskatsauksella.

Puhelinkeskuksen tyyppi

Ennen kuin siirrytte yrityksenne puhelinjärjestelmän mukauttamiseen, kannattaa listata tarpeenne ja yrityksenne tarpeet ja päättää, valitsetteko fyysisen puhelinkeskuksen yritykseenne vai virtuaalisen puhelinkeskuksen pilvessä. Tämä valinta voi vaikuttaa merkittävästi ajan ja rahan investointiin, mutta se riippuu myös siitä, kuinka paljon asiantuntemusta teillä on VoIP-puhelinjärjestelmistä.

Fyysinen puhelinkeskus yrityksessänne

Fyysisen puhelinkeskuksen tapauksessa olette itse (yleensä) vastuussa asennuksesta ja liitännöistä, ja teidän on otettava huomioon useita tekijöitä.

Vaihe 1: Puhelimien määrä

On suositeltavaa listata etukäteen, kuinka monta puhelinta tarvitsette. Kuinka monta käyttäjää haluatte liittää puhelinverkkoon? Millaisten liitettyjen laitteiden kautta nämä käyttäjät muodostavat yhteyden? Tämä on tärkeää, kun haluatte ottaa käyttöön VoIP-keskuksen. Teidän on valittava, mitkä laitteet hankitte työntekijöillenne, ja pidettävä aina yleiskatsaus siitä, mihin laite sijoitetaan tai kenelle työntekijälle se on osoitettu.

Vaihe 2: Puhelinkeskuksen palvelimen asennus

Palvelin, jolla puhelinohjelmistonne toimii ja joka tarjoaa yhteyden sisäisen puhelinverkkonne ja internetin tai palveluntarjoajanne välillä, on puhelinkeskuksenne sydän. Teidän on paitsi liitettävä se reitittimeenne edellisen vaiheen yleiskatsauksen perusteella, myös varmistettava mahdolliset yhteydet yrityksen sisällä. Teidän on valittava, mitä ohjelmistoa haluatte käyttää viestintäänne, asennettava se palvelimellenne ja mukautettava se täysin tarpeidenne mukaan. Varmistakaa myös itse SIP-trunk yhteyden muodostamiseksi kontakteihin, joilla ei ole VoIP-yhteyttä, tai liitäntä SIP-palveluntarjoajaan.

Vaihe 3: Laitteiden konfigurointi

Laitteiden yleiskatsauksen, niiden sijoittelun eri käyttäjille ja tekemienne valintojen perusteella sisäisistä puheluryhmistä, osoitetuista numeroista ja käytettävissä olevien linjojen määrästä, voitte nyt aloittaa laitteiden konfiguroinnin ja liittää ne oikein puhelinkeskukseenne. Varmistakaa aina, että oikea numero on liitetty vastaavaan käyttäjään ja että se on mahdollisesti osoitettu vastaavaan puheluryhmään. Jos käytätte mahdollisuutta muodostaa yhteys myös mobiililaitteella, tabletilla tai kannettavalla tietokoneella VoIP-keskukseen, varmistakaa, että tarvittavat sovellukset on asennettu näihin laitteisiin ja että palvelin tunnistaa ne.

Vaihe 4: Pidä sormi pulssilla

Jos kaikki edelliset vaiheet ovat sujuneet hyvin, voitte nyt aloittaa uuden puhelinkeskuksen käytön. Huomioikaa kuitenkin, että yrityksenne ei ole staattinen ja tarpeenne voivat muuttua ajan myötä. Varmistakaa siis, että teillä on mahdollisuus liittää lisää laitteita, tehdä muutoksia jakeluun ja päivittää säännöllisesti ohjelmistonne ja sovellustenne uusimmat päivitykset. Ja varatkaa tähän riittävä budjetti, jotta ette kohtaa yllätyksiä.

Isännöity puhelinkeskus pilvessä

Jos fyysisen puhelinkeskuksen asentaminen vaikuttaa teistä liian monimutkaiselta, VoIP-puhelinkeskus voi olla teille ihanteellinen ratkaisu.

Vaihe 1: Tarpeenne

Ei ole olemassa yhtä puhelinkeskusta, joka vastaisi kaikkien mahdollisten yritysten toiveita, ja siksi puhelinjärjestelmän valinta on räätälöityä. Onneksi pilvipohjainen puhelinkeskus on skaalautuvin ja joustavin ratkaisu, jonka voitte toivoa. Täälläkin on tärkeää, että ilmoitatte selkeästi, kuinka monta laitetta tarvitsette, millaisilla liitetyillä laitteilla käyttäjät muodostavat yhteyden ja mitä vaihtoehtoja haluatte käyttää yrityksessänne.

Vaihe 2: Puhelinkeskuksen asennus

Isännöidyn puhelinkeskuksen tapauksessa teidän ei tarvitse huolehtia fyysisestä palvelimesta tai ohjelmiston asennuksesta. Palveluntarjoajanne hoitaa tämän työn puolestanne ja toimittaa täydellisen kokonaispaketin ensimmäisessä vaiheessa esitettyjen tarpeiden perusteella.

Vaihe 3: Konfigurointi

Isännöidyn keskuksen tapauksessa teidän ei tarvitse huolehtia laitteiden tai palvelimen konfiguroinnista. Palveluntarjoajanne varmistaa, että saatte mahdollisimman nopeasti laitteet, jotka on esikonfiguroitu ja jotka liitettäessä otetaan automaattisesti oikein käyttöön online-puhelinkeskuksessanne. Myös mobiililaitteiden, tablettien tai kannettavien tietokoneiden yhteyden muodostamiseen saatte oikean sovelluksen, jotta voitte aloittaa heti asennuksen jälkeen.

Vaihe 4: Pidä yleiskatsaus

Palveluntarjoajanne varmistaa, että olette aina optimaalisesti tavoitettavissa. Teidän ei tarvitse huolehtia ohjelmistopäivityksistä, sillä ne asennetaan automaattisesti verkossa. Fyysisen keskuksen ylläpito ei ole tarpeen, koska sitä ei ole. Ja haluatteko silti itse pitää yleiskatsauksen puhelinkeskuksenne asetuksista? Voitte tehdä sen helposti verkkosivuston tai siihen liittyvän sovelluksen kautta.

Paras ratkaisu yrityspuhelinjärjestelmään

Huomaatte heti, että isännöity puhelinkeskus pilvessä on monille yrittäjille usein paras ratkaisu. Ja Belfabriek menee vielä askeleen pidemmälle ja tarjoaa teille todellisen plug & play -kokemuksen:

Kiinteällä kuukausihinnalla saatte:

  • Etukäteen konfiguroidun puhelinjärjestelmän teille ja työntekijöillenne
  • Kätevän linkin ja QR-koodin sovelluksen asentamiseen sekä Apple- että Android-laitteille
  • Intuitiivisen ja selkeän verkkosivuston keskuksenne hallintaan
  • Lukuisia vakiona sisältyviä palveluita ja toimintoja
  • Modernimman, joustavimman ja saavutettavimman puhelinkeskuksen, jota Belfabriek hallinnoi puolestanne