Virtuaaliset puhelinnumerot, jotka yhdistävät puhelut, ovat aktiivisia meidän Interactive Voice Response -järjestelmässämme.

Tämä IVR suorittaa tehtäviä soittajan antamien ohjeiden perusteella – painamalla näppäintä tai puhumalla viestin.

Sinulle tämä automaation muoto on erittäin kätevä: työntekijät voivat nyt käyttää arvokasta aikaansa muihin asioihin.

Monet IVR:n suorittamat tehtävät liittyvät ilmoitustekstien toistamiseen. On olemassa monia erilaisia ilmoitustekstejä, jotka voidaan toistaa eri aikoina keskustelun aikana.

Voit tarkasti määrittää, mitkä ilmoitustekstit toistetaan milloin. Alla on luettelo yleisimmin käytetyistä ilmoitusteksteistä. Tämän luettelon alla on muutamia vinkkejä optimaalisen tuloksen saavuttamiseksi.

Tervetuloviesti

Tämä on ensimmäinen viesti, jonka soittajat kuulevat, kun he saavat yhteyden puhelinnumeroosi. Tämä on tärkeä ilmoitus, koska se antaa ensivaikutelman. Hyödynnä tämä tilaisuus ystävällisellä viestillä, joka toivottaa soittajat tervetulleiksi ja saa heidät tuntemaan olonsa mukavaksi.

Valikkoviesti

Kun käytät valikkoa, tämä viesti on välttämätön. Jokaiselle valikossa olevalle valinnalle soittaja kuulee viestin: “valitse 1…, valitse 2 puhuaksesi osaston kanssa…” Kun lopulta yhdistetään työntekijään tai osastoon, IVR toistaa myös viestin (“sinut yhdistetään nyt…”). Älä unohda puhua myös viestiä soittajille, jotka eivät tee valintaa, esimerkiksi: “et tehnyt valintaa tai valintaasi ei tunnistettu…”

Jonotusviesti

Onko soittaja jonossa, koska kaikki työntekijät ovat varattuja? Soittajalle tämä voi olla turhauttava kokemus, mutta oikeilla viesteillä he tietävät paremmin, missä mennään, ja he ovat vähemmän taipuvaisia katkaisemaan puhelua: “edelläsi on vielä…odottajaa."

Kun maksimijonotusaika on saavutettu, voit antaa soittajille mahdollisuuden puhua viestin. Se on ystävällisempää kuin pyytää heitä soittamaan takaisin.

Digitaalisen vastaajan viesti

Tällä viestillä kerrot soittajille, että he voivat puhua viestin piippauksen jälkeen. Vinkki: kerro myös, mitä tapahtuu viestin puhumisen jälkeen. Mitä soittaja mieluiten kuulee, on se, että kuuntelet puhuttua viestiä ja otat pian yhteyttä.

Sulkemis- tai aukioloaikaviesti

Tämä viesti tiedottaa soittajille aukioloajoista ja toistetaan sulkemisajan jälkeen.

Postinumeroreitityksen viesti

Postinumeroreitityksessä soittajan on syötettävä postinumeron ensimmäiset numerot. Viesti pyytää soittajaa tekemään tämän ja selittää miksi: “…jotta voimme yhdistää sinut lähimpään toimipisteeseen.”

Hyvä ääni ilmoituksillesi

On kolme vaihtoehtoa toimittaa ilmoitukset:

  • Nauhoita ne matkapuhelimellasi. Tallenna äänitiedosto ja lähetä se meille sähköpostitse.

  • Toimita meille teksti, jonka soittajan tulee kuulla, ja me annamme sen puhua ammattimaiselle ääninäyttelijälle. Tästä aiheutuu kustannuksia, jotka ääninäyttelijä veloittaa (odota 100-150 euron kertakustannuksia).

  • Toimita meille teksti, jonka soittajan tulee kuulla, ja me annamme sen puhua tekstistä puheeksi -botillamme. Tämä kuulostaa lähes täydelliseltä ja on vuonna 2023 eniten valittu vaihtoehto.